บทที่ 3

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Access

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

      หมายถึง การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่บน Access สามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้

รูปที่ 3.3 แสดงการสร้างฐานข้อมูลใหม่

  • 1. เมื่อเปิดโปรแกรม Access 2013 เลือก ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า (Blank Desktop Database)
  • 2.ระบุชื่อแฟ้ม (File Name) เลือก เพื่อเลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก
  • 3. คลิกปุ่มสร้าง (Create)
  • 4. จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ ดังรูปที่ 3.4

รูปที่ 3.3 แสดงหน้าต่างการออกแบบของแฟ้มข้อมูลใหม่

รูปที่ 3.4 แสดงหน้าต่างการออกแบบของแฟ้มข้อมูลใหม่

      ในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะมี Ribbon หรือแถบเครื่องมือจากเมนูหลัก สำหรับการออกแบบทั้งหมด 7 เมนู ดังต่อไปนี้

  • 1. เมนูแฟ้ม (File)

    ทำหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลที่เปิดใช้อยู่ การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ การบันทึกแฟ้มข้อมูล การเปิดข้อมูลเดิม


    รูปที่ 3.5 แสดงแถบ Ribbon เมนูหน้าแรก (Home)

  • 2. เมนูหน้าแรก (Home)

    ทำหน้าที่กำหนดคำสั่งพื้นฐานทั่วไป ประกอบด้วย มุมมอง คลิปบอร์ด เรียงลำดับและกรอง ระเบียน ค้นหา และการจัดรูปแบบข้อความ

    รูปที่ 3.6 แสดงแถบ Ribbon เมนูหน้าแรก

  • 3. เมนูสร้าง (Create)

    ทำหน้าที่สำหรับการสร้างวัตถุ (Object) สำหรับฐานข้อมูล ประกอบด้วยตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโครและโค้ด รวมทั้งแม่แบบในการสนร้างโปรแกรมประยุกต์

    รูปที่ 3.7 แสดงแถบ Ribbon เมนูสร้าง

  • 4. เมนูข้อมูลภายนอก (External Data)

    ทำหน้าที่ในการนำฐานข้อมูลภายนอกมาใช้ใน Access การส่งออกไปยังฐานข้อมูลอื่น ๆ

    รูปที่ 3.8 แสดงแถบ Ribbon เมนูข้อมูลภายนอก

  • 5. เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools)

    ทำหน้าที่ในการจัดฐานข้อมูล ประกอบด้วย การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การเรียกใช้แมโคร/Visual Basic การติดต่อกับ SQL Saver รวมทั้งการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

    รูปที่ 3.9 แสดงแถบ Ribbon เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล

  • 6. เมนูเขตข้อมูล (Fields)

    ทำหน้าที่ในการกำหนดโครงสร้างของเขตข้อมูลบนตาราง ประกอบด้วย มุมมอง เพิ่มและลบ คุณสมบัติ จัดรูปแบบ และตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

    รูปที่ 3.10 แสดงแถบ Ribbon เมนูเขตข้อมูล

  • 7.เมนูตาราง (Table) หน้าที่ในการจัดการวัตถุตาราง

    ประกอบด้วย คุณสมบัติ เหตุการณ์ก่อน/หลัง แมโครที่มีชื่อ และความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

    รูปที่ 3.11 แสดงแถบ Ribbon เมนูตาราง

    • จากรูปที่ 3.4 ปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ซึ่งประกอบด้วยวัตถุ (Object) หลักทั้งหมด 6 ส่วน ดังนี้ คือ     
      เมนู ความหมาย
      ตาราง
      (Table)
      เพื่อออกแบบข้อมูลแต่ละชนิด (Fields) รวมเป็นโครงสร้างของข้อมูลแต่ละรายการ (Record)  โดยมีเครื่องมือช่วยสร้าง(Wizard)
      แบบสอบถาม
      (Queries)
      ลักษณะคล้ายตาราง  โดยการนำข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามบางเขตข้อมูลหรือทั้งหมดมาออกแบบ  คำนวณค่าต่าง ๆ ของตัวเลข วันที่ เวลา ค้นหา กรองข้อมูล และสรุปผลในรูปแบบต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้รวมทั้งเพื่อสอบถาม
      ฟอร์ม
      (Form)
      การออกแบบการป้อนข้อมูล  หรือแสดงผลบนจอภาพในการติดต่อกับผู้ใช้เพื่อเกิดความสะดวกและง่ายในการติดต่อ
      รายงาน
      (Report)
      การออกแบบการนำเสนอตารางข้อมูลหรือผลลัพธ์จากการประมวลผลทางกระดาษพิมพ์บนเครื่องพิมพ์
      แมโคร
      (Macro)
      การสร้างชุดคำสั่งเพื่อให้สามารถทำงานหลาย ๆ คำสั่งได้อย่างต่อเนื่องโดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรมมาก่อน
      โมดูล
      (Module)
      สำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาโปรแกรมด้วยการเขียนเป็นคำสั่งการทำงานด้วยภาษา VBA (Visual  Basic  for Application) กับงานที่เป็นระบบ การทำงานที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน  โดยผู้เขียนจะต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม