บทที่ 3

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Access

การป้อนข้อมูลบน Table

การป้อนข้อมูลบน Table

ขั้นตอนการเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet) 

  • เลือกเมนู  ตาราง (Table)  เลือกชื่อตารางที่ต้องการ  คลิกขวาเลือกเปิด (Open) หรือดับเบิลคลิกชื่อตารางที่ต้องการ
  • จะปรากฏตารางแผ่นข้อมูล (Datasheet) ที่เลือกดังรูปที่ 3.18



รูปที่ 3.18  แสดงตัวอย่างการป้อนข้อมูลบนแผ่นข้อมูล (Datasheet)

รูปที่ 3.19  แสดงคำอธิบายการเลื่อนรายการบนแผ่นข้อมูล

จากรูปที่ 3.19  สามารถอธิบายส่วนต่าง ๆ ได้ดังนี้

  •  หมายเลข 1 แสดงชื่อ table ที่เปิดอยู่
  • หมายเลข 2 หมายถึง ตำแหน่งรายการ (Rec) ที่ชี้อยู่
  • หมายเลข 3 หมายถึง ตำแหน่งรายการใหม่ (New  Rec)
  • หมายเลข 4 ส่วนของการเลื่อนรายการ (Rec)

รูปที่ 3.20  แสดงการเลือกข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

จากรูปที่ 3.20  สามารถอธิบายส่วนต่าง ๆ ได้ดังนี้

  • หมายเลข 1 หมายถึง  ปุ่มเลือกทุกรายการ (ทุก Rec)
  •  หมายเลข 2 หมายถึง  ปุ่มเลือกแต่ละรายการ
  •  หมายเลข 3 หมายถึง  แถบเลือกรายการในแนวตั้ง
  •  หมายเลข 4 หมายถึง  แถบเลือกรายการเขตข้อมูลในแนวนอน

การป้อนข้อมูล

       การป้อนข้อมูลในตารางลักษณะคล้ายการป้อนข้อมูลประเภทตารางในโปรแกรมอื่น ๆ
เช่น  โปรแกรม MS_Excel, MS_Word  ฯลฯ  ดังนั้นเมื่อตองการป้อนข้อมูลใหม่  ให้เลือกบรรทัดที่มีเครื่องหมาย   ปรากฏอยู่ หรือคลิกที่ปุ่ม  ที่แถบเลื่อนรายการ  ก็สามารถป้อนข้อมูลรายการใหม่ได้ตามต้องการ เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแต่ละเขตข้อมูล  เมื่อต้องการเลื่อนไปยังเขตข้อมูลถัดไปให้ใช้เมาส์คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการหรือใช้คีย์บอร์ดในการเลื่อนไปยังส่วนต่าง ๆ ดังนี้

ตารางแสดงการใช้ปุ่มคีย์บอร์ด

ปุ่มคีย์บอร์ด ความหมาย
   หรือ   Tab

เลื่อนยังเขตข้อมูลถัดไปทางขวา

   หรือ  Shift + Tab

เลื่อนไปยังเขตข้อมูลไปทางซ้าย

เลื่อนขึ้น 1 รายการ

เลื่อนลง 1 รายการ

[END]

ไปเขตข้อมูลสุดท้ายของรายการนั้น

[Home]

ไปเขตข้อมูลแรกของรายการนั้น

[Ctrl]+[PgUp]

เลื่อนไปทางซ้าย 1 จอภาพ

[Ctrl]+[PgDn]

เลื่อนไปทางขวา 1 จอภาพ

[Ctrl]+[Home]

ไปยังเขตข้อมูลแรกของรายการแรก

[Ctrl]+[End]

ไปยังเขตข้อมูลสุดท้ายของรายการสุดท้าย

[Ctrl]+

ไปยังรายการสุดท้ายเขตข้อมูลเดิม

[Ctrl]+

ไปยังรายการแรกเขตข้อมูลเดิม

[Ctrl]+ [‘]

กำหนดข้อมูลในเขตข้อมูลที่เลือกมีค่าเท่ากับเขตข้อมูลเดียวกันของรายการก่อนหน้า

[Ctrl]+[Ait]+[space]

กำหนดข้อมูลในเขตข้อมูลที่เลือกมีค่าเท่ากับค่าเริ่มต้น (Default  Value) ที่กำหนดในคุณสมบัติ