บทที่ 3

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Access

บทสรุป

บทสรุป

      ขั้นตอนการใช้โปรแกรม
            หลังจากเข้าสู่โปรแกรมระบบปฏิบัติการ MS_WINDOWS สามารถเข้าสู่โปรแกรม Access ได้หลายวิธี ตามขั้นตอนต่อไปนี้
            วิธีที่ 1 เลือกเมนู  Start  เลือก All  Program เลือก Microsoft office เลือก Microsoft  Access 2010
            วิธีที่ 2 คลิกไอคอน Shortcut โปรแกรม Access บนเดสก์ท็อป

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ หมายถึง  การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่บน Access  สามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้

  • เลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือก สร้าง (Create) เลือก ฐานข้อมูลเปล่า (Blank  Database)
  • ระบุชื่อแฟ้ม (File Name) เลือก     เพื่อเลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก
  • คลิกแถบเครื่องมือสร้าง (Create) (หรือคลิก     ที่  แถบเครื่องมือด่วน)
  • จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่

แฟ้มข้อมูลใหม่แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ  ที่สำคัญ 6 ส่วนดังนี้

  1. ตาราง  (Table)
  2. แบบสอบถาม (Queries)
  3. ฟอร์ม (Form)
  4. รายการ  (Reprot)
  5. แมโคร  (Macro)
  6. โมดูล (Module)

การออกแบบตาราง (TABLE) หมายถึง  การออกแบบโครงสร้างข้อมูลเพื่อกำหนดเขตข้อมูลแต่ละชนิดหรือแต่ละเขตข้อมูล(Field) ให้กับการบันทึกข้อมูลแต่ละรายการ (Record)

การออกแบบโครงสร้างข้อมูล หมายถึง   กรณีสร้างตารางใหม่ด้วย  ออกแบบตาราง  (Table Design)  เพื่อต้องการกำหนดโครงสร้างด้วยตนเอง  โดยมีขั้นตอนการออกแบบดังนี้

  1. TEXT   หมายถึง  ข้อมูลประเภทตัวอักขระใดๆ
  2. Memo  หมายถึง  ข้อมูลประเภทรายละเอียดหรือการบันทึกบทความ
  3. Number  หมายถึง  ข้อมูลเชิงตัวเลขจำนวนเต็ม 0- 9 หรือตัวเลขทศนิยมทั้งค่าบวกและค่าลบ
  4. Data/Time  หมายถึง  ข้อมูลประเภทวันที่  รูปแบบ mm/dd/yy หรือข้อมูลประเภทเวลาที่ระบุตามรูปแบบ h:m:ss 
  5. Currency   หมายถึง  ข้อมูลประเภทตัวเลขหรือทศนิยมที่ต้องการสัญลักษณ์ทางการเงิน
  6. Auto  Number  หมายถึง  การสร้างตัวเลขที่ใช้ในการนับเลขแบบอัตโนมัติ
  7. Yes/No  หมายถึง  ข้อมูลเชิงตรรกะ  หรือข้อมูล 2 ลักษณะ
  8. OLE-Object  หมายถึง  ข้อมูลประเภทรูปภาพ หรือภาพกราฟิก
  9. Hyperlink  หมายถึง  การเชื่อมโยงข้อมูลไปยังแฟ้มอื่นๆ ภายนอก

คุณสมบัติของเขตข้อมูล  (Field  Propertiesประกอบด้วย

  1.  ขนาด (Field  Size) หมายถึง ขนาดของข้อมูลแต่ละประเภท
  2.   รูปแบบ(Format)  หมายถึง   รูปแบบข้อมูลในการแสดงผล  
  3.   รูปแบบการป้อนข้อมูล (Input  Mask)  หมายถึง  การสร้างรูปแบบตัวคั่นข้อมูลแต่ละคำ
  4.   ป้ายคำอธิบาย (Caption) หมายถึง คำอธิบายชื่อเขตข้อมูล
  5.  ค่าเริมต้น (Default Value)  หมายถึง การให้ค่าข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการบันทึกรายการใหม่
  6.  กฎการตรวจสอบ (Valldaton Rule) หมายถึง  การสร้างกฎเพื่อตรวจสนอบข้อมูล
  7.  ข้อความตรวจสอบ (Valldation Text)  หมายถึง  ข้อความที่กำหนดขึ้นเพื่อแจ้งบันทึกหรือแก้ไขที่ระบุข้อมูลที่ไม่เป็นไม่ตามกฎการตรวจสอบ
  8. จำเป็น  (Required) สำหรับกรณีต้องการกำหนดให้บันทึกข้อมูลเสมอ
  9. อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ (Allow  Zero  Length) 
  10. ใส่ดัชนี  (indexed) สำหรับการกำหนดดัชนีข้อมูลให้กับเซตข้อมูลที่เลือก   

การป้อนข้อมูลบน  Table หลังจากออกแบบโครงสร้างตารางและทำการบันทึกโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนต่อไปก็คือ การป้อนข้อมูลลงในตารางซึ่งสามารถป้อนข้อมูลได้ 2 ทาง

  1. ขั้นตอนการเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet) 
  2. การป้อนข้อมูล การเลื่อนข้อมูลแต่ละเชลล์ด้วยเมาส์หรือแป้นพิมพ์
  3. การใช้ Lookup  Wizard  ในการป้อนข้อมูล
  4. การป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลประเภท  OLE-Object