บทที่ 4

การแก้ไขข้อมูล

การแก้ไขข้อมูล

การแก้ไขข้อมูล

1. การลบข้อมูล (Delete) หมายถึง การลบข้อมูลออกจากตาราง สามารถลบได้หลายลักษณะ เช่น ลบทีละรายการ (ลบแถว) ลบทั้งเขตข้อมูล (ลบคอลัมน์) หรือลบทุกรายการ

1.1 ลบรายการ (Delete Record)

       เมื่อต้องการลบข้อมูลทั้งรายการ หรือลบเรคคอร์ด สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้

  • โดยใช้คีย์บอร์ด โดยให้คลุมรายการที่ปุ่มเลือกรายการ หรือคลุมหลายรายการตามต้องการ แล้วกดปุ่ม delete ที่คีย์บอร์ด จะปรากฏข้อความเพื่อยืนยันการลบ ตอบ Yes จะลบรายการที่เลือกทันที ถ้าตอบ No จะยกเลิกการลบรายการ
  • โดยใช้เมนูคำสั่ง โดยการคลุมรายการที่ต้องการลบ เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือกลบ (Delete) จะปรากฏข้อความยืนยันการลบคล้ายการลบโดยใช้เมาส์
  • โดยใช้เมนูลัด โดยการคลุมรายการที่ต้องการลบคลิกขวาเลือก ลบระเบียน (Delete Record) จะปรากฏข้อความยืนยันการลบเหมือนการลบโดยใช้เมาส์



  • รูปที่ 4.1 แสดงการลบข้อมูลแต่ละรายการ (Record)

1.2 ลบเขตข้อมูล (Delete Field)

          หมายถึง ต้องการลบ หรือต้องการยกเลิกเขตข้อมูลออกจากทุกรายการ โดยการคลุมหัวเขตข้อมูลที่ต้องการลบ เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก หรือคลิกขวา เลือกลบคอลัมน์ (Delete column) จะปรากฏข้อความยืนยันการลบ ตอบ ใช่ (Yes) จะลบเขตข้อมูลที่เลือกทันที ถ้าตอบ ไม่ใช่ (No) จะยกเลิกการลบเขตข้อมูล


รูปที่ 4.2 แสดงการลบเขตข้อมูลหรือลบคอลัมน์

1.3 ลบทุกรายการ (Delete all Record)

         หมายถึง การลบทุกรายการหรือต้องการลบข้อมูลทั้งหมด โดยการเลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก หรือคลิกที่ปุ่มต้องการทุกรายการ (ที่มุมบนซ้ายของตาราง) แล้วกดปุ่ม delete จะปรากฏข้อความเพื่อยืนยันการลบ ถ้าตอบ ใช่ (Yes) จะลบรายการที่เลือกทันที ถ้าตอบ ไม่ใช่ (No) จะยกเลิกการลบรายการ


รูปที่ 4.3 แสดงการลบข้อมูลทุกรายการ (ทุก Record)

2. การย้าย (Move) และคัดลอก (Copy) ข้อมูล

2.1 การย้าย

       การย้าย หมายถึง การย้ายข้อมูลจากที่เดิม (โดยข้อมูลในตำแหน่งเดิมหายไป) และไปปรากฏยังที่ใหม่ตามที่ระบุ ซึ่งอาจย้ายบางเซลล์หรือทั้งรายการ

2.2 การคัดลอก

       การคัดลอก หมายถึง การทำสำเนาข้อมูลจากต้นฉบับ (โดยที่ตำแหน่งเดิมยังคงอยู่) และไปปรากฏยังที่ใหม่ตามที่ระบุ ซึ่งอาจทำสำเนาบางเซลล์หรือทั้งรายการ

ขั้นตอนการทำงาน

  • คลิกเลือกเซลล์หรือเลือกรายการที่ต้องการย้ายหรือคัดลอก
     เลือกปุ่ม เมื่อต้องการคัดลอก
     เลือกปุ่ม เมื่อต้องการย้ายข้อมูล
  • คลิกเลือกเซลล์ใหม่หรือตำแหน่งรายการใหม่ เลือกปุ่ม

3. การค้นหาข้อมูล (Find)

ขั้นตอนการค้นหา

  • คลิกเลือกเมนู หน้าแรก (Home) เลือก ค้นหา (Find) หรือ (หรือกดปุ่ม Ctrl + F บนคีย์บอร์ด)
  • จะปรากฏเมนู ค้นหา (Find) สำหรับการค้นหา
     ให้ระบุข้อมูลที่ สิ่งที่ค้นหา (Find What)
     เลือกเขตข้อมูลที่ค้นหาที่ มองหาใน (Search In)
            •   เขตข้อมูลปัจจุบัน (Search Only Current Field) ค้นหาเฉพาะเขตข้อมูลที่ขึ้นอยู่ ขณะนั้นเพียงเขตข้อมูลเดียว
            •   เอกสารปัจจุบัน(Search Current Whole Field) ค้นหาทุกเขตข้อมูลบนตารางปัจจุบัน
     เลือกเงื่อนไขการค้นหาที่ ตรงตาม (Match) ส่วนใดๆของเขตข้อมูล (Any Part of Field) ค้นหาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ที่ค้นหาประกอบอยู่
            •   เขตข้อมูลทั้งหมด (Whole Field) ค้นหาเขตข้อมูลให้มีค่าตรงกับข้อมูลที่ค้นหา
            •   เริ่มต้นเขตข้อมูล (Start of Field) ค้นหาเขตข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่ค้นหา
     เลือกทิศทางการค้นหาที่ ค้นหา (Search)
            •    ทั้งหมด (All) ค้นหาตั้งแต่รายการแรกถึงรายการสุดท้าย
            •    ขึ้น (Up) ค้นหาจากรายการที่ซื้ออยู่ขึ้นไปจนถึงรายการแรก
            •    ลง (Down) ค้นหาจากรายการที่ซื้ออยู่ลงไปจนถึงรายการสุดท้าย
            •    ตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่ - เล็ก (Match Case) ข้อมูลที่ค้นหาจะต้องมีตัวอักษรพิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ตรงกับที่ระบุไว้ใน สิ่งที่ค้นหา (Find What)       
            •    ค้นหาเขตข้อมูลตามรูปแบบที่จัดไว้ (Search Fields As Formatted) ค้นหาข้อมูลที่ตรงตามรูปแบบการแสดงผลไว้ในเขตข้อมูลที่สืบค้น
     หลังจากนั้นให้เลือกปุ่ม ค้นหาถัดไป (Find Next)


รูปที่ 4.4 แสดงเมนูการค้นหาข้อมูล

4. การแทนที่ (Replace) หมายถึง การค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เมื่อค้นพบแล้วต้องการแทนที่ด้วยข้อมูลใหม่ตามที่ระบุไว้

ขั้นตอนการแทนที่

  • เลือกเมนู เลือกหน้าแรก (Home) เลือก ค้นหา (Field) เลือกเมนูแทนที่ (Replace) (หรือกดปุ่ม Ctrl + H บนคีย์บอร์ด) จะปรากฏเมนูการแทนที่ดังต่อไปนี้
     ให้ระบุข้อมูลที่ต้องการค้นหา ที่สิ่งที่ค้นหา (Find What)
     ให้ระบุข้อมูลที่ต้องการแทนที่ ที่แทนที่ด้วย (Replace With)
  • หลังจากนั้นให้กดปุ่ม ค้นหาถัดไป (Find Next) เพื่อเริ่มสืบค้น
  • เมื่อค้นพบแล้วให้เลือก
     แทนที่ (Replace) เมื่อต้องการแทนที่เขตข้อมูลที่ค้นพบและชี้อยู่เพียงรายการเดียว
     แทนที่ทั้งหมด (Replace All) เมื่อต้องการแทนที่ทุกเขตข้อมูลที่ค้นพบทุกรายการ


  • รูปที่ 4.5 แสดงเมนูคำสั่ง แทนที่ (Replace)

5. การจัดเรียงข้อมูล (Sort) หมายถึง การจัดเรียงลำดับข้อมูลตามเขตข้อมูลที่เลือกโดยสามารถจัดเรียงได้ 2 ลักษณะ คือ เรียงจากน้อยไปหามาก หรือเรียงจากมากไปหาน้อย

ขั้นตอนการจัดเรียง

  • ชี้ที่เขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง หรือคลุมเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง
  • เลือกเมนู หน้าแรก (Home)
  • เลือกประเภทการจัดเรียง
  •  เลือก จากน้อยไปหามาก (Sort Ascending) บนแถบ Ribbon
     เลือก จากมากไปหาน้อย (Sort Descending) บนแถบ Ribbon



    รูปที่ 4. 6 แสดงการจัดเรียงข้อมูลเขตข้อมูลชื่อ (name) จากน้อยไปหามาก