บทที่ 4

การแก้ไขข้อมูล

การจัดรูปแบบแผ่นข้อมูล (Datasheet)

การจัดรูปแบบแผ่นข้อมูล (Datasheet)

1. การปรับความกว้างคอลัมน์/ความสูงแถว

1.1 การปรับความกว้างคอลัมน์ หมายถึง การปรับความกว้างแต่ละเขตข้อมูล ซี่งแต่ละเขตข้อมูลจะมีขนาดของข้อมูลไม่เท่ากัน จึงต้องมีการปรับความกว้างเพื่อให้มีขนาดที่เหมาะสม

ขั้นตอนการปรับความกว้าง

  • คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนความกว้าง
  • เลือกเมนู หน้าแรก (Home) เพิ่มเติม (More) เลือก ความกว้างของเขตข้อมูล (Column Width)
  • ความกว้างคอลัมน์ (Column Width) ระบุความกว้างด้วยตัวเลขที่ต้องการ
  • ความกว้างมาตรฐาน (Stand Width) ระบุความกว้างมาตรฐาน


รูปที่ 4.7 แสดงการปรับความกว้างคอลัมน์ด้วยเมนูคำสั่ง

1.2 การปรับความสูงของแถว หมายถึง การปรับความสูงของข้อมูลแต่ละรายการ ซึ่งโดยปกติจะปรับความสูงตามขนาดของตัวอักษร และสามารถกำหนดด้วยตนเอง

ขั้นตอนการปรับความสูง

  • คลุมแถวที่ต้องการปรับความสูง
  • เลือกเมนูหน้าแรก (Home)  เลือกเพิ่มเติม (More) เลือกความสูงของแถว  (Row Height)

      • –    ความสูงของแถว (Row  Height)  ระบุขนาดความสูงด้วยตัวเลขตามต้องการ
      • –    ความสูงมาตรฐาน(Standard  Height)  เมื่อต้องการปรับความสูงขนาดมาตรฐาน


      รูปที่ 4.8 แสดงความปรับความสูงของข้อมูลในแนวแถว

1.3 การเปลี่ยนรูปแบบเซลล์ หมายถึง การกำหนดรูปแบบเซลล์เกี่ยวกับเส้นขอบ สีเส้นขอบ สีพื้นหลังเซลล์ รูปแบบเซลล์แบบเรียบ แบบยุบหรือแบบนูน

ขั้นตอนการเปลี่ยนรูปแบบเซลล์

  • เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก จัดรูปแบบแผ่นข้อมูล จะปรากฏเมนูการออกแบบแผ่นข้อมูลดังนี้
  • แสดงเส้นตาราง (Gridlines Shown) หมายถึง การกำหนดการตีเส้นขอบ
    –    แนวนอน (Horizontal) กำหนดตีเส้นขอบเซลล์แนวตั้ง
    –    แนวตั้ง (Vertical) กำหนดการตีเส้นขอบเซลล์แนวนอน
  • สีเส้นตาราง (Gridline Color) หมายถึงการกำหนดสีเส้นขอบทั้ง 2 แนว
  • สีพื้นหลัง (Background Color) หมายถึง การกำหนดสีพื้นหลังแต่ละเซลล์
  • ลักษณะพิเศษของเซลล์ (Cell Effect) หมายถึง การกำหนดรูปแบบเซลล์ มีให้เลือก 3 ลักษณะ คือ
    –   แบน (Flat) กำหนดรูปแบบเซลล์ปกติ หรือลักษณะแบน
    –    ยุบตัว (Raised) กำหนดรูปแบบยุบ
    –    ยกขึ้น (Sunken) กำหนดรูปแบบเซลล์แบบยกขึ้นหรือแบบนูน


รูปที่ 4.9 แสดงการออกแบบการจัดรูปแบบแผ่นข้อมูล

1.4 รูปแบบอักษร หมายถึง การกำหนดรูปแบบอักษรของข้อมูลแต่ละรายการ ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบอักษร ขนาดอักษร สีอักษร ฯลฯ

ขั้นตอนการกำหนดรูปแบบอักษร

เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก Ribbon การจัดรูปแบบข้อความ โดยมีเมนูการออกแบบรูปแบบข้อความ ดังนี้

  • แบบอักษร (Font) กำหนดรูปแบบอักษร เช่น Angsana UPC, CordiaUPC, LilyUPC ฯลฯ
  • ขนาด (Size) กำหนดขนาดอักษร หน่วยเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม
  • รูปแบบอักษร (Font Style) ประกอบด้วย อักษรปกติ (Regular) ตัวหนา (Bold) ตัวอักษรเอียง (Italic) และขีดเส้นใต้ (Underline)
  • สีอักษร (Color) หมายถึง การกำหนดสีอักษร ตอบ OK เมื่อเสร็จสิ้นการออกแบบ

ตอบ OK เมื่อเสร็จสิ้นการออกแบบ



รูปที่ 4.10 แสดงการกำหนดรูปแบบอักษรของแผ่นข้อมูล (Datasheet)

1.5 การซ่อน/แสดงคอลัมน์ หมายถึง การซ่อนเขตข้อมูลที่ต้องการไม่ต้องการใช้ในขณะนั้นให้ออกไปจากตารางชั่วคราวจนกระทั่งถูกกำหนดให้แสดงอีกครั้ง

ขั้นตอนการซ่อนคอลัมน์

  • คลุมเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่ต้องการซ่อน
  • เลือกเมนู หน้าแรก (Home) เลือก เพิ่มเติม (More) เลือก ซ่อนข้อมูล (Hide Columns) หรือคลิกขวาเลือก ซ่อนเขตข้อมูล (Hide Columns)



รูปที่ 4.11 แสดงการซ่อนเขตข้อมูลหรือซ่อนคอลัมน์

ขั้นตอนการแสดงคอลัมน์

เมื่อต้องการนำเขตข้อมูลที่ถูกซ่อนกลับคืนมา

  • เลือกเมนู หน้าแรก (Home) เลือก เพิ่มเติม (More) เลือก ยกเลิกการซ่อนเขตข้อมูล (Unhide Column)
    (หรือชี้ที่หัวคอลัมน์คลิกขวาเลือก ยกเลิกการซ่อนเขตข้อมูล (Unhide Column) )
  • ให้คลิกเครื่องหมายถูก หน้าชื่อเขตข้อมูลที่ถูกซ่อน
  • เลือก ปิด (Close)


รูปที่ 4.12 แสดงการเรียกข้อมูลเขตข้อมูลที่ถูกซ่อนกลับคืนมา

1.6 การตรึงคอลัมน์ หมายถึง การตรึงเขตข้อมูลที่เลือกให้ปรากฏบนจอภาพไม่เลื่อนหายไปจากจอภาพในการเลื่อนเขตข้อมูล โดยปกติมักจะตรึงข้อมูลที่เป็นตัวแทนของข้อมูลแต่ละรายการ

ขั้นตอนการตรึงคอลัมน์

  • คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการตรึง
  • เลือกเมนู หน้าแรก (Home) เลือก เพิ่มเติม (More) เลือก ตรึงเขตข้อมูล (Freeze All Columns) หรือคลิกขวา เลือก ตรึงเขตข้อมูล



รูปที่ 4.13 แสดงการตรึงเขตข้อมูล (Freeze) ที่เลือก

ขั้นตอนการยกเลิกการตรึงคอลัมน์

       เลือกเมนู หน้าแรก (Home) เลือก เพิ่มเติม (More) เลือก ยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลทั้งหมด (Unfreeze All Columns)