บทที่ 4

การแก้ไขข้อมูล

คำสั่งที่เกี่ยวกับตาราง

คำสั่งที่เกี่ยวกับตาราง

1. เปลี่ยนชื่อตาราง หมายถึง การเปลี่ยนชื่อตารางเดิมเป็นชื่อตารางใหม่เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับข้อมูลที่บันทึกหรือเหมาะสมกับเรียกใช้ตาราง

ขั้นตอนการเปลี่ยนชื่อตาราง

  • คลิกชื่อตารางเดิมที่ต้องการเปลี่ยน
  • คลิกขวาเลือก เปลี่ยนชื่อ (Rename) (หรือคลิกขวาที่ชื่อตารางเดิมที่ต้องการ เลือก เปลี่ยนชื่อ (Rename) )
  • ระบุชื่อตารางใหม่ จะแทนที่ชื่อเดิม


รูปที่ 4.14 แสดงการเปลี่ยนชื่อตาราง ใหม่ด้วยเมนูคำสั่ง

2. ลบตาราง หมายถึง การลบตารางที่ไม่ต้องการ หรือไม่มีความต้องการในการใช้งานออกจากแฟ้มข้อมูล

ขั้นตอนการลบ

  • คลิกชื่อตารางเดิมที่ต้องการลบ
  • เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก ลบ (Delete) (หรือกดปุ่ม Delete (ลบ) ที่คีย์บอร์ด)
  • จะปรากฏข้อความยืนยันการลบตาราง
    –    ตอบ ใช่ (Yes) หมายถึง ต้องการลบตาราง
    –    ตอบ ไม่ใช่ (No) หมายถึงต้องการยกเลิกการลบตาราง


รูปที่ 4.15 แสดงการลบตารางที่ไม่ต้องการออกจากแฟ้มข้อมูล

3. สำเนาตาราง หมายถึง การคัดลอกตาราง (Table) ต้นแบบ ประกอบด้วยโครงสร้างตาราง ข้อมูลในตาราง ไปวางยังตารางสำเนา รวมถึงการนำข้อมูลจากตารางหนึ่งไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่งดังมีขั้นตอนออกแบบต่อไปนี้

แบบที่ 1  ทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างข้อมูล

         หมายถึง การทำสำเนาตารางต้นแบบ โดยทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างเท่านั้นไปสร้างเป็นตารางใหม่

ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้าง

  • คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก คัดลอก (Copy)
  • คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก วาง (Paste)
  • จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้
    –     ระบุชื่อตารางสำเนาที่ ชื่อตาราง (Table Name)
    –     คลิกที่ โครงสร้างเท่านั้น (Structure only)
    –     ตอบ ตกลง (OK)
    –     จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนู ตาราง (Tables)


รูปที่ 4.16 แสดงการคัดลอกตาราง (Table) เฉพาะโครงสร้างข้อมูล

แบบที่ 2 ทำสำเนาทั้งโครงสร้างและข้อมูล

         หมายถึง การทำสำเนาข้อมูลจากตารางต้นแบบไปสร้างตารางใหม่ที่มีโครงสร้างและข้อมูลเหมือนตารางต้นแบบ

ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้างและข้อมูล

  • คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก Copy (คัดลอก) (หรือคลิกชื่อตารางต้นแบบ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Copy (คัดลอก)
    คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก Paste (วาง) (หรือ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Paste (วาง))
  • จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้
    –     ระบุชื่อตารางสำเนาที่ Table Name (ชื่อตาราง)
    –     คลิกที่ โครงสร้างและข้อมูล (Structure and Data)
    –     ตอบ ตกลง (OK)
    –     จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนู ตาราง (Tables)


รูปที่ 4.17 แสดงการคัดลอก Table โครงสร้างข้อมูลและข้อมูลทุกรายการ

แบบที่ 3ผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่

       หมายถึง การนำข้อมูลจากตารางหนึ่งทำสำเนาเพื่อจะนำไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่งที่มีโครงสร้างตารางเหมือนกัน

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลไปต่อท้ายตาราง

  • คลิกขวาที่ชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย เลือก Copy (คัดลอก)
    (หรือคลิกชื่อตารางต้นแบบ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Copy (คัดลอก)
  • คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก Paste (วาง) (หรือ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Paste (วาง) )
  • จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้
    –     ระบุชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย ที่ชื่อตาราง (Table Name)
    –     คลิกที่ ผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ (Append Data to Existing Table)
    –     ตอบ ตกลง (OK)


รูปที่ 4.18 แสดงการคัดลอกข้อมูลในตาราง Table 1 มาต่อท้ายตาราง Structure & Data

แบบที่ 4 ทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น

       หมายถึง การทำสำเนาตารางต้นแบบจากแฟ้มข้อมูลอื่นซึ่งอาจเป็นแฟ้ม Access หรือแฟ้มข้อมูลโปรแกรมอื่นๆ ที่มีโครงสร้างข้อมูลอยู่ในรูปตาราง เช่น Excel, Dbase ฯลฯ

ขั้นตอนการทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น

  • เลือกเมนู ข้อมูลภายนอก (External Data)
  • เลือกประเภทแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ Access หรือ Excel หรือ ODBC
  • เลือกไดร์ฟ และโฟลเดอร์ และชื่อแฟ้มข้อมูลที่เรียกดู
  • เลือกตาราง หรือแบบสอบถาม หรือชื่อชีตที่ต้องการ
  • เลือก ตกลง (OK)


รูปที่ 4.19 แสดงการทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น