บทที่ 5

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries)

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries)

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries)

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนู สร้าง (Create)
  • เลือกรูปแบบการสร้างแบบสอบถามที่ Ribbon แบบสอบถาม ดังรูปที่ 5.1

รูปที่ 5.1 แสดงขั้นตอนการออกแบบสอบถามใหม่ด้วยตัวช่วยสร้าง

        จากรูปที่ 5.1  ทำการเลือกรูปแบบการสร้างแบบสอบถาม  ซึ่งสามารถกำหนดได้ 4  รูปแบบดังต่อไปนี้

1. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query  Wizard)

       หมายถึง  ต้องการตัวช่วยเหลือในการสร้างออกแบบสอบถาม (Queries)  ประกอบด้วย
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple query) เพื่อแสดงข้อมูลใน Table รูปแบบต่างๆ หรืออีกลักษณะหนึ่ง เพื่อแสดงค่าสรุปผล (Summary) ข้อมูลใน Table  เช่น การหาค่าผลรวม ค่าเฉลี่ย  ค่าสูงสุด/ต่ำสุด  โดยจัดกลุ่ม (Group  By) ตามเขตข้อมูลที่กำหนด
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง (Crosstab Query  Wizard)  หมายถึง  การสร้างตารางแจกแจงข้อมูลที่มีการจำแนกในแนวนอนและแนวตั้ง เพื่อสรุปค่าข้อมูลในรูปฟังก์ชั่นต่างๆ
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามเพื่อค้นหารายการซ้ำ (Find Duplicate Query Wizard)  หมายถึง  การสร้างตารางแสดงข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลที่มีค่าเขตข้อมูลที่เลือกซ้ำกัน เช่น การแสดงรายชื่อพนักงานที่มีที่อยู่จังหวัดเดียวกัน
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลไม่ตรงกัน (Find  Unmatched  Query  Wizard)  หมายถึง  การสร้างตารางแสดงข้อมูลในตารางหนึ่งที่ไม่มีข้อมูลสัมพันธ์กันในอีกตารางหนึ่ง

2.  ออกแบบแบบสอบถาม (Query   Design)

      หมายถึง  ต้องการออกแบบแบบสอบถาม (Queries)  ด้วยตนเอง  ซึ่งในหน่วยนี้จะกล่าวเฉพาะกรณีสร้างแบบสอบถาม Query  Design  เท่านั้น  โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

  • เลือก ชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ แล้วกดปุ่มเพิ่ม (Add) (หรือดับเบิลคลิกชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ)
  • เมื่อได้ตารางที่ต้องการแล้วเลือก ปิด (Close) จะปรากฏเมนูการออกแบบแบบสอบถาม (Query) ดังรูปที่ 5.2



รูปที่ 5.2  แสดงขั้นตอนการออกแบบแบบสอบถาม (Query   Design) ใหม่

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries) แบ่งได้ 5  ลักษณะ  คือ

  • 1) เขตข้อมูล (Field)                                    4)  แสดง  (Show)
  • 2) ตาราง (Table)                                        5)  เกณฑ์  (Criteria)
  • 3) เรียงลำดับ (Sort)


เขตข้อมูล (Field)

      เขตข้อมูล (Field)  หมายถึง  การเลือกเขตข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query)  ที่นำมาออกแบบโดยมีขั้นตอนการออกแบบและควบคุมเขตข้อมูลบนตารางออกแบบดังต่อไปนี้
      การเลือกเขตข้อมูล  หมายถึง การนำเขตข้อมูลจากตารางมาออกแบบบนตาราง Queries  มีหลายวิธี ในการเลือกดังต่อไปนี้

วิธีที่ 1  ดับเบิลคลิกชื่อเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก
วิธีที่ 2 คลิกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการจากตารางลากมาวางบนตาราง  Query
วิธีที่ 3  คลิกที่เขตข้อมูลว่างบนตารางออกแบบ  จะปรากฏปุ่มลูกศรเลือกชื่อเขตข้อมูลด้านขวา คลิกที่ปุ่มดังกล่าว เพื่อเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ

การลบเขตข้อมูล  หมายถึง  การลบเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการออกจากตารางออกแบบ

ขั้นตอนการลบเขตข้อมูล

  • คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการลบ
  • กดปุ่ม delete บนคีย์บอร์ด


รูปที่ 5.3 แสดงการลบเขตข้อมูลออกจากตารางออกแบบ

การแทรกเขตข้อมูล หมายถึง   การเพิ่มเขตข้อมูลใหม่แทรกระหว่างเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วบนตารางออกแบบ
ขั้นตอนการแทรกเขตข้อมูล  สามารถแทรกเขตข้อมูลได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้

วิธีที่ 1 โดยการคลิกเขตข้อมูลใหม่จาก Table มาวางบนตารางออกแบบระหว่างเขตข้อมูลที่ต้องการ
วิธีที่ 2  คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการแทรก เลือกเมนู แทรก (Insert)  เลือกคอลัมน์ (Column) จะได้เขตข้อมูลว่าง  แล้วจึงนำเขตข้อมูลใหม่มาวาง

รูปที่ 5.4  แสดงการแทรกเขตข้อมูลใหม่ด้วยเมนูแถบเครื่องมือ

มุมมองแบบสอบถาม หมายถึง มุมมองขณะที่ทำงานอยู่บนตาราง Queries  เช่น การออกแบบ Query  การแก้ไข Query ฯลฯ โดยสามารถแบ่งได้ 3 มุมมองคือ

  • มุมมองออกแบบ (Design View) หมายถึง มุมมองที่ทำให้ออกแบบ หรือแก้ไขรูปแบบ  Query ที่ต้องการออกแบบ
  • มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View)  หมายถึง มุมมองที่จะแสดงข้อมูลหรือตารางตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้ในมุมมองออกแบบ (Design View)
  • มุมมอง SQL (SQL View) หมายถึง มุมมองที่อยู่ในรูปคำสั่งภาษาโครงสร้างหรือภาษา SQL

      การเลือกมุมมองขณะออกแบบ สามารถเลือกได้ 2 วิธี คือ

    วิธีที่ 1 คลิกปุ่ม View เลือกแถบเครื่องมือ เลือกมุมมองที่ต้องการ
    วิธีที่ 2 เลือก View เลือกมุมมองที่ต้องการ



รูปที่ 5.5 แสดงเครื่องมือในการเข้าสู่มุมมองแบบสอบถาม



รูปที่ 5.6 แสดงตัวอย่างมุมมองต่าง ๆ ขณะที่ออกแบบตารางแบบสอบถาม

ตาราง (Table)

      ตาราง (Table) หมายถึง ชื่อตารางของเขตข้อมูลที่เลือก จะระบุมาพร้อมกับชื่อเขตข้อมูล เพื่อให้รู้ว่ามาจากตาราง ชื่ออะไร

จัดเรียง (Sort)

      จัดเรียง (Sort) หมายถึง การจัดเรียงลำดับข้อมูลตามเขตข้อมูลที่เลือก เมื่อต้องการจัดเรียงเขตข้อมูลที่ต้องการ ให้คลิกที่บรรทัด จัดเรียง (Sort) ของเขตข้อมูลที่เลือก จะปรากฏปุ่มตัวเลือกทางด้านขวา ดังรูปที่ 5.7 โดยแต่ละตัวเลือกมีความหมายดังต่อไปนี้

    ไม่เรียงลำดับ (No Sort) เมื่อไม่ต้องการจัดเรียง หรือยกเลิกการจัดเรียง
    จากน้อยไปหามาก (Ascending) เมื่อต้องการจัดเรียงจากน้อยไปหามาก
    จากมากไปหาน้อย (Descending) เมื่อต้องการจัดเรียงจากมากไปหาน้อย


รูปที่ 5.7 แสดงการจัดเรียงตามเขตข้อมูล Surname

แสดง (Show)

แสดง (Show) หมายถึง การซ่อน หรือแสดงเขตข้อมูลที่เลือก

- เมื่อต้องการซ่อน เลือก
- เมื่อต้องการแสดง เลือก


รูปที่ 5.8 แสดงตัวอย่างการซ่อน/แสดงเขตข้อมูล

เกณฑ์ (Criteria)

       เกณฑ์ (Criteria) เมื่อเราต้องการเลือกข้อมูลบางรายการ จะต้องแสดงเงื่อนไขเพื่อกำหนดเขตข้อมูลที่ต้องการ โดยมีเครื่องมือในการสร้างเงื่อนไขดังต่อไปนี้

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข

“ข้อความ” หมายถึง ข้อความ ที่นำมาเปรียบเทียบข้อมูลในการสร้างเงื่อนไข
#dd/mm/yy# หมายถึง วันที่ ที่นำมาเปรียบเทียบข้อมูลในการสร้างเงื่อนไข
ตัวเลข หมายถึง ตัวเลข ที่นำมาเปรียบเทียบข้อมูลในการสร้างเงื่อนไข
? หมายถึง ตัวอักขระ 1 ตัวมีค่าเป็นอะไรก็ได้
* หมายถึง  อักขระ 1 ตัวหรือมากกว่า 1ตัว มีค่าเป็นอะไรก็ได้
and หมายถึง  ตัวเชื่อมเงื่อนไขที่ต้องการให้เป็นตัวจริงทั้ง 2 เงือนไข
or   หมายถึง  ตัวเชื่อมเงื่อนไขที่ต้องการให้เป็นจริงเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง
not หมายถึง  ตัวเชื่อมเงื่อนไขที่ต้องการให้ปฏิเสธเงื่อนไข หรือมีค่าตรงกันข้ามเงื่อนไขที่กำหนด
between หมายถึง การเปรียบเทียบที่มีค่าเป็นช่วง (รูปแบบ between ค่าเริ่มต้น and ค่าสุดท้าย)

 

       รูปแบบการกำหนดเงื่อนไข การกำหนดรูปแบบเงื่อนไขขึ้นอยู่กับชนิดของเขตข้อมูล (Data Type) ทำให้รูปแบบการสร้างเงื่อนไขเปลี่ยนแปลงตามรูปแบบต่อไปนี้

กรณีที่ 1 เขตข้อมูลประเภท Text

เขตข้อมูล

Code

Name

Name

Name

Dep

Dep

 

เกณฑ์

10??
1

สม*
2

*ภรณ์
3

*ดา*
4

“บัญชี”or
“การเงิน”
5

Not
“การเงิน”
6


1 .ให้แสดงพนักงานที่มีรหัส 2 หลักแรกเป็น 10 อีก 2 หลักหลังอะไรก็ได้
2.ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อขึ้นต้นด้วย สม ทุกคน
3. ให้พนักงานที่ชื่อลงท้ายด้วย ภรณ์ ทุกคน
4. ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อคำว่า ดา ปรากฏอยู่ทุกคน
5. ให้แสดงพนักงานที่ทำงานตำแหน่งบัญชี หรือการเงิน
6. ให้แสดงพนักงานทุกตำแหน่ง ยกเว้นตำแหน่งการเงิน

กรณีที่ 2 เขตข้อมูลประเภท Number/Currency

เขตข้อมูล

Sal

sal

Sal

Sal

เกณฑ์

10000
1

<=10000
2

>10000
3

Between 10000 and 20000
4


1. ให้แสดงพนักงานที่มีเงินเดือน 10,000 บาท
2. ให้แสดงนักงานที่มีเงินเดือนไม่เกิน 10,000 บาท
3. ให้แสดงพนักงานที่มีเงินเดือนเกิน 10,000 บาท
4. ให้แสดงพนักงานที่มีเงืนเดือนระหว่าง 10,000-20,000 บาท

กรณีที่ 3 เขตข้อมูลประเภท Date/Time

       การระบุวันที่/เวลา ในการแสดงเงื่อนไข ให้ระบุตามรูปแบบการบันทึกที่วินโดว์กำหนดมา เช่น รูปแบบลงวันที่ d/m/yy หรือ m/d/yy หรือรูปแบบเวลา h:m:ss


เขตข้อมูล

Born

Born

Born

Born

เกณฑ์

#5/8/20#

1

>=#1/1/20#

2

<=#31/12/20#

3

Between #1/1/20#
And#31/12/30#
4


  • 1. ให้แสดงพนักงานที่เกิดวันที่ 5 เดือน 8 ปี 2520
  • 2. ให้แสดงพนักงานที่เกิดตั้งแต่ปี 2520 เป็นต้นไป
  • 3. ให้แสดงพนักงานที่เกิดไม่เกินปี 2520
  • 4. ให้แสดงพนักงานที่เกิดระหว่างปี 2520-2530

กรณีที่ 4 ประเภท Yes/No

       เนื่องจากข้อมูลประเภทนี้มีค่าเพียง 2 ค่า หรือ 2 ลักษณะ คือ -1 กับ 0 หรือ Yes/No หรือ On/Off หรือ True/False จึงต้องกำหนดเงื่อนไขตามลักษณะ


เขตข้อมูล

Sex

Sex

เกณฑ์

-1

0


1. ให้กำหนดพนักงานเพศชาย (กรณีระบุ 1 หรือ -1 แทนเพศชาย)
2. ให้แสดงพนักงานเพศหญิง (กรณีระบุ 0 แทนเพศหญิง)

กรณีที่ 5 การสร้างเงือนไขด้วยพารามิเตอร์

หมายถึง การกำหนดพารามิเตอร์ติดต่อผู้ใช้โดยให้ผู้ระบุตามความต้องการทางคีย์บอร์ดหรือแป้นพิมพ์

รูปแบบพารามิเตอร์ [ข้อความอธิบาย]

ตัวอย่างการกำหนดค่าพารามิเตอร์


เขตข้อมูล

Position

เกณฑ์

[ระบุตำแหน่งที่ต้องการ]

 


รูปที่ 5.9 แสดงการออกแบบเกณฑ์ด้วยพารามิเตอร์