บทที่ 5

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries)

บทสรุป

บทสรุป

ความหมายของ Query

        Query (แบบสอบถาม) หมายถึง ส่วนของการนำข้อมูลจาก Table (ตาราง) มาออกแบบตารางใหม่ให้สามารถนำข้อมูลมาบางส่วน (เฉพาะเขตข้อมูลหรือเฉพาะรายการที่ต้องการ) หรือทั้งหมดขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ หรือนำข้อมูลเพื่อการประมวลผลในรูปการคำนวณ การสรุปผลข้อมูล

การออกแบบ Query

      การออกแบบ Query สามารถออกแบบได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ออกแบบว่าต้องการออกแบบด้วยตนเองหรือต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard)

ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

       หมายถึงต้องการตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Queries) ประกอบด้วย

  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query) เพื่อแสดงข้อมูลใน Table รูปแบบ ต่างๆ หรืออีกลักษณะหนึ่ง เพื่อสร้างค่าสรุปผล (Summary) ข้อมูลใน Table เช่น การหาค่าผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด/ค่าต่ำสุด โดยจัดกลุ่ม (Group By) ตามเขตข้อมูลที่กำหนด
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง (Crosstab Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางแจกแจงข้อมูลที่มีการจำแนกในแนวนอนและแนวตั้ง เพื่อสรุปค่าข้อมูลในรูปฟังก์ชันต่างๆ
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามเพื่อค้นหารายการซ้ำ (Find Duplicate Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางแสดงข้อมูลเพื่อค้นหาตารางข้อมูลที่มีค่าเขตข้อมูลที่เลือกซ้ำกัน เช่น แสดงรายชื่อพนักงานที่มีที่อยู่จังหวัดเดียวกัน
  • ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลไม่ตรงกัน (Find Unmatched Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางข้อมูลในตารางหนึ่งที่ไม่มีข้อมูลสัมพันธ์กันในอีกตารางหนึ่ง

ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

      หมายถึง การออกแบบแบบสอบถาม (Query) ด้วยตัวเอง ซึ่งในหน่วยนี้จะกล่าวเฉพาะกรณีสร้าง Query แบบ Design View เท่านั้น โดยมีขั้นตอนดังนี้
เขตข้อมูล (Field) หมายถึง การเลือกเขตข้อมูลจาก Table/Query ที่นำมาออกแบบ

  • เขตข้อมูล (Field) หมายถึงการเลือกเขตข้อมูลจาก Table/Query ที่นำมาออกแบบ
  • จัดเรียง (Sort)
  • การซ้อน/แสดง (Show)
  • เกณฑ์ (Criteria) เพื่อกรอกข้อมูลจากตารางตามเงื่อนไขแต่ละเขตข้อมูล

การสร้างเขตข้อมูลใหม่บน Query
      หมายถึง การกำหนดเขตข้อมูลใหม่บน Query ไม่ได้เกิดจากข้อมูลในตาราง (Table) หรือ แบบสอบถาม (Query) แต่ให้แสดงค่าตามสูตรการกำหนดค่าหรือการคำนวณค่าที่ผู้ใช้ต้องการค่าผลลัพธ์โดยค่าที่ได้จะเกิดขึ้นเพียงชั่วคราว ประกอบด้วย

  • สร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการคำนวณหรือกำหนดค่า รูปแบบ ชื่อเขตข้อมูล : สูตรการคำนวณหรือการกำหนดค่า
  • สร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจารการรวมเขตข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลหลายเขตข้อมูล มารวมตัวกันให้เป็นเขตข้อมูลเดียวกัน
  • การสร้างเงื่อนไข (Condition Test) ในการประมวลผลข้อมูลแต่ละรายการ ไม่จำเป็นจะต้องประมวลผลเหมือนกันดังนั้นก่อนการประมวลผลจะต้องมีการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการเปรียบเทียบข้อมูลในกำหนดการประมวลผลแต่ละคำสั่ง
  • การคำนวณเกี่ยวกับวันที่/เวลา ในการคำนวณข้อมูลเกี่ยวกับวันที่/เวลา ที่ให้หน่วยเป็นจำนวนปี จำนวนเดือน จำนวนวัน และการกำหนดวันที่ล่วงหน้า/ย้อนหลัง
  • การคำนวณจากตารางความสัมพันธ์ ในการประมวลผลที่ต้องอาศัยข้อมูลจากตารางความสัมพันธ์ จะต้องสร้างเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ ซึ่งสามารถสร้างได้ 2 ทาง คือ การสร้างความสัมพันธ์ด้วยคำสั่ง ความสัมพันธ์ (Relationship) หรือสร้างบนตารางแบบสอบถาม (Query)