บทที่ 6

การสรุปผลข้อมูล (Summary)
และ Action Query

การสรุปผลข้อมูล ด้วยคำสั่งผลรวม (Total)

การสรุปผลข้อมูลด้วยคำสั่งผลรวม (Total)

       คำสั่งผลรวม (Total) หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลในการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชันสำเร็จรูป ซึ่งสามารถออกแบบได้ 2 ลักษณะคือ

1. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) หมายถึงการออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนูสร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
  • เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) เลือกตารางแบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการนำมาสรุป
  • จะปรากฏเมนูการออกแบบเพื่อกำหนดค่าต่างๆ ได้แก่
    -   เลือกเขตข้อมูลที่จัดกลุ่ม (Group By) เลือกเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล (Summary)
    -    เลือกเมนูสรุป (Summary) เลือกตัวสรุป(Summary Option)
    -    เลือกฟังก์ชันให้เข้ากับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล เช่น Sum,Avg,Max,Min ฯลฯ
  • ระบุชื่อแบบสอบถาม (Query) ในการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

ตัวอย่าง ต้องการสรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน โดยต้องการจัดกลุ่มทางเพศ และแผนก

ขั้นตอนการสรุป
  • เลือกเมนูสร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
  • เลือกตาราง goods เลือกเขตข้อมูล g_code, g_type, g_name, price และ stock
  • เลือก ตัวเลือกสรุป (Summary Option) เลือก Sum, Avg สำหรับเขตข้อมูล stock และ เลือก  Min, max  สำหรับเขตข้อมูล price
  • ระบุชื่อแบบสอบถาม (Query) ที่ต้องการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น (Finish)


รูปที่ 6.1 แสดงการสรุปผลข้อมูลด้วยตัวช่วยแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard)

รูปที่ 6.2 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการออกแบบด้วยตัวช่วยแบบสอบถามอย่างง่าย

2. ออกแบบด้วยคำสั่งผลรวม (Total) หมายถึง การสรุปผลที่ต้องการเข้าไปออกแบบด้วย ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนูสร้าง (New)  เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)
  • เลือกตาราง/แบบสอบถาม(Table/Query) ที่ต้องการ
  • เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปผลมาวางบนตารางออกแบบ
  • เลือก Total (ผลรวม) หรือกดปุ่ม  บนแถบ Ribbon
  • จะปรากฏบรรทัดผลรวม (Total) บนตารางออกแบบแต่ละเขตข้อมูลประกอบด้วย
    Group By
    หมายถึง ให้จัดกลุ่มรายการตามเขตข้อมูลที่เลือก โดยจะมีการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลเหมือนกันมาแสดงเป็นกลุ่มต่อเนื่อง
    ฟังก์ชันสำเร็จรูป 9 ฟังก์ชัน ได้แก่  Sum (ผลรวม) Avg (ค่าเฉลี่ย) Min (ค่าต่ำสุด) Max (ค่าสูงสุด) Count  (นับจำนวน) StDev (ส่วนเบี่ยงมาตรฐาน) Var (ค่าแปรปรวน) First (ค่าแรกของรายการ)Last (ค่าสุดท้ายของรายการ โดยเลือกฟังก์ชันที่ต้องการสรุปตามต้องการส่วนกรณีเลือกฟังก์ชัน
    Expression ใช้กำหนดเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ
    Where ใช้กำหนดเงื่อนไขให้แสดงตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดในเขตข้อมูลที่เลือก โดยเขตข้อมูลดังกล่าวจะไม่สามารถนำมา แสดง (Show) ได้
  • เลือกคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูลตามความหมาย
  • ระบุชื่อQuery ที่ต้องการบันทึก เพื่อจะนำมาสรุปในครั้งต่อไป
ตัวอย่าง ต้องการนำตาราง Person มาสรุปผลข้อมูลตามข้อกำหนดต่อไปนี้
1. จัดกลุ่มตามsex (เพศ) และ pos (ตำแหน่ง) ตามลำดับ
2. สรุปผลค่าผลรวมตามเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน
3. นำผลรวมเงินเดือนมาคำนวณ ภาษี/เดือน โดยคิดที่อัตราร้อยละ 5
4. ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งการเงิน และธุรการเท่านั้น

ขั้นตอนการออกแบบ

  • • เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View) เลือกตาราง Person
  • นำเขตข้อมูล sex, dep, sal   มาวางบนตารางออกแบบ
  • เลือกผลรวม  (Total)  หรือ  บนแถบ Ribbon
  • กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม  (Total) คำนวณ tax, และสร้างเงื่อนไขดังรูปที่  6.3
  • เลือก มุมมอง  (View) เลือก มุมมองแผ่นข้อมูล  (Datasheet View)  ที่จะแสดงผลการสรุป ตามต้องการ

รูปที่ 6.3 แสดงการสรุปผลข้อมูลด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Design View)