บทที่ 6

การสรุปผลข้อมูล (Summary)
และ Action Query

การสรุปผลข้อมูลด้วยคำสั่งแบบสอบถาม
แบบตาราง (Crosstab Query)

การสรุปผลข้อมูลด้วยคำสั่งแบบสอบถามแบบตาราง  (Crosstab  Query)

      คำสั่งแบบสอบถามแบบตาราง  (Crosstab  Query) หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูล (Group By) ที่สามารถออกแบบได้ทั้งแนวนอนและ แนนคอลัมน์ มาสรุปข้อมูลในรูปฟังก์ชันค่าต่าง ๆ เช่น การหาค่าผลรวม (Sum) ค่าเฉลี่ย  (Average) การนับจำนวน  (Count) ค่าสูงสุด/ค่าต่ำสุด (Max/Min) ฯลฯ โดยเฉพาะข้อมูลประเภทตัวเลข ซึ่งการสรุปผลด้วย Query สามารถสรุปได้ 2 ลักษณะ คือ

1. ออกแบบด้วย  Crosstab  Query Wizard  

      ออกแบบด้วย Crosstab Query Wizard หมายถึงการออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนู สร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
  • เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง  (Crosstab  Query Wizard)
  • จะปรากฏเมนู  Crosstab  Query Wizard  มีขั้นตอนดังนี้
  • เลือกชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่จะนำมาออกแบบ
  • เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนด เป็นส่วนหัวของแถว  (Row Heading) กำหนดได้มากว่า 1 เขตข้อมูล
  • เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นส่วนหัวของ คอลัมน์  (Column Heading) สามารถกำหนดได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำค่ามาสรุปผลพร้อมเลือกฟังก์ชันที่ต้องการ ระบุชื่อ แบบสอบถาม (Query) เลือก เสร็จสิ้น (Finish)



รูปที่ 6.4 แสดงการออกแบบการสรุปผลด้วยตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง

2.ออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

      ออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Query Design) หมายถึง การออกแบบด้วยตนเองโดยกำหนดค่าต่าง ๆ บนตารางออกแบบQuery

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนู สร้าง(New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)
  • เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ เลือก ตกลง (OK) จะเข้าสู่ตารางออกแบบ แบบสอบถาม
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวแถว(เลือกได้มากกว่า 1 เขตข้อมูล)
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์(เลือกได้เพียง 1 เขตข้อมูลเท่านั้น
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะมาสรุปผล
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเงื่อนไข (เมื่อต้องการสรุปข้อมูลเฉพาะรายการที่ต้องการ)
  • เลือก ออกแบบแบบตาราง (Crosstab Query) จะปรากฏบรรทัด ผลรวม (Total) และบรรทัดแบบตาราง (Crosstab) เพิ่มขึ้นบนตารางออกแบบ

    • บรรทัด ผลรวม (Total) ออกแบบเหมือนคำสั่งผลรวม ในหัวข้อที่6.1.1
    • บรรทัด แบบตาราง (Crosstab) ประกอบด้วย
      - หัวข้อของแถว (Row Heading) สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวแถว
      - ส่วนหัวของคอลัมน์ (Column Heading) สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์
    • ค่า (Value) สำหรับเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล
    • ไม่แสดงไว้ (Not Shown) กรณีไม่ต้องการแสดงค่า สำหลับเขตข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไข
    • บันทึก Query โดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) หรือ    บนแถบเครื่องมือด่วน

ตัวอย่าง ต้องการนำข้อมูลในตาราง Person มาสรุปหาค่าผลรวมตามข้อกำหนดดังนี้

  • จัดกลุ่มตาม Sex (เพศ)ในแนวแถว 
  • จัดกลุ่มตาม pos (ตำแหน่ง)ในแนวคอลัมน์
  • สรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน (Salary)
  • ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งบัญชี และการเงิน เท่านั้น

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)
  • เลือก ตาราง Person เลือก เพิ่ม (Add)
  • นำเขตข้อมูล  sex, pos, sal, pos   มาวางบนตารางออกแบบ
  • เลือกออกแบบแบบตาราง (Crosstab Query)
  • กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม (Total) และบรรทัดแบบตาราง (Crosstab) ดังรูปที่ 6.5
  • สร้างเงื่อนไขเฉพาะบัญชีและการเงิน



รูปที่ 6.5 แสดงการสรุปผลข้อมูลแบบตาราง (Crosstab Query) ที่ออกแบบด้วยตนเอง