บทที่ 10

การออกแบบรายงาน (Report)
ทางเครื่องพิมพ์

รายงานแบบ Report Wizard

รายงานแบบ Report Wizard

         รายงานแบบ Report Wizard หมายถึง การออกแบบรายงานที่มีความซับซ้อน และสามารถออกแบบได้อิสระมากกว่าประเภท AutoReport โดยสามารถเลือกฟิลด์ด้วยตนเอง สามารถเรียกแหล่งข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งแหล่ง สามารถเลือกกำหนดรูปแบบพื้นหลัง รวมทั้งสามารถจัดกลุ่มข้อมูลในการแสดงรายงาน รวมทั้งองค์ประกอบต่างๆ

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการเลือก สร้าง (Create)
  • เลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) ที่ต้องการ
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาออกแบบ
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่ม (Grouping) กรณีไม่ต้องการจัดกลุ่มไม่ต้องเลือก
  • เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดเรียงในแต่ละกลุ่ม (sort by) เลือก น้อยไปหามาก (A->Z) เมื่อต้องการจัดเรียงแบบน้อยไปหามาก และเลือก มากไปหาน้อย (Z->A) เมื่อต้องการจัดเรียงแบบมากไปหาน้อย
  • เลือก ตัวเลือกสรุป (Summary Options) เมื่อต้องการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชั่นที่ต้องการ กับเขตข้อมูลที่ต้องการสรุป โดยจะนำเฉพาะเขตข้อมูลประเภทตัวเลขมาให้เลือกเท่านั้น
  • เลือกรูปแบบรายงาน และการวางแนว (แนวนอนหรือแนวตั้ง)
  • ระบุข้อความเพื่อกำหนดหัวรายงาน และบันทึกรายงานด้วยข้อความดังกล่าว
  • เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

ตัวอย่าง

         นำ ตารางแฟ้มนักเรียน มาออกแบบรายงาน โดยต้องการเฉพาะฟิลด์ รหัส ชื่อ สกุล แผนก และคะแนน มาแสดงแต่ละรายการ และต้องแสดงเป็นกลุ่มโดยให้ฟิลด์ระดับชั้นเป็นตัวกำหนดการจัดกลุ่ม และในแต่ละกลุ่มต้องการจัดเรียงตามแผนกและแสดงค่าคะแนนเฉลี่ยในแต่ละกลุ่มด้วย

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกตาราง person เลือก สร้าง
  • เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ
  • เลือก ฟิลด์ code, name, sname, dep, class, score, grade มาวางที่เขตข้อมูลที่เลือก (Select Fieds)
  • เลือก ฟิลด์ Class มาเป็นตัวจัดกลุ่ม (Grouping)
  • เลือกฟิลด์ dep มาเป็นตัวจัดเรียงลำดับ
  • เลือกตัวเลือกสรุป (Summary Option) เลือกฟังก์ชั่น Avg ให้กับฟิลด์ score เลือก OK
  • เลือกเค้าโครง (Lay out) เพื่อกำหนดรูปแบบรายงาน
  • เลือกการวางแนว โดยเลือกรายงานในแนวตั้ง หรือแนวนอน
  • พิมพ์ หัวรายงานรายงานคะแนนนักเรียน เลือก เสร็จสิ้น (Finish)



รูปที่ 10.5 แสดงการออกแบบรายงานแบบตัวช่วยสร้างรายงาน