บทที่ 10

การออกแบบรายงาน (Report)
ทางเครื่องพิมพ์

รายงานด้วยออกแบบรายงาน (Design View)

รายงานด้วยออกแบบรายงาน (Design View)

       รายงานด้วยออกแบบรายงาน (Design View) หมายถึง การออกแบบรายงานที่ผู้ออกแบบเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเองทั้งสิ้น โดยสามารถเลือกกำหนดรายงานเองได้ทั้ง 7 ส่วน กำหนดฟิลด์จากแหล่งข้อมูล (Table/Query) กำหนดข้อความหรือรูปภาพบนรายงาน กำหนดฟิลด์ในการจัดกลุ่ม กำหนดฟิลด์ในการจัดเรียง กำหนดการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชั่นต่าง ๆ ปรับแต่งข้อความและข้อมูลได้อย่างอิสระตามต้องการ จึงเหมาะในการออกแบบรายงานที่สลับซับซ้อน

ขั้นตอนการออกแบบ

ขั้นที่ 1 เลือกแหล่งข้อมูล

  • เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือกออกแบบรายงาน (Design View)
  • จะเข้าสู่มุมมอง Report Design โดยมีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้
    • ถ้าต้องการแสดง/ยกเลิก Page Header/Page Footer หรือ Report Header/Report Footer ให้ชี้ที่พื้นที่ออกแบบคลิกขวา เลือกรายการที่ต้องการ
    • ถ้าต้องการเขตข้อมูลให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่มข้อมูลที่มีอยู่ (Field List)
    • ถ้าต้องการแถบเครื่องมือออกแบบ ให้คลิกที่เมนู ออกแบบ
    • ถ้าต้องการ แผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกปุ่ม แล้วเลือกคอนโทรลที่ต้องการ (หรือคลิกที่คอนโทรล แล้วคลิกขวาเลือก คุณสมบัติ (Properties))



รูปที่ 10.6 แสดงขั้นตอนการกำหนดแหล่งข้อมูลในการออกแบบรายงาน

ขั้นที่ 2 กำหนดส่วนรายละเอียดของข้อมูล (Detail)

        กำหนดส่วนรายละเอียดของข้อมูล (Detail) หมายถึง การกำหนดฟิลด์จากแหล่งข้อมูล มาออกแบบและจัดวางบนส่วนของ Detail (รายละเอียด) โดยคำอธิบาย (Label) ของฟิลด์จะวางบน Page Header

  • คลิกปุ่ม เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ (Field List) บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏฟิลด์ต่าง ๆ บนแหล่งข้อมูลที่เลือกจากแหล่งระเบียนของ Report
  • ให้คลิกชื่อฟิลด์ที่ต้องการลากมาวางบน Detail ถ้าต้องการนำหลาย ๆ ฟิลด์มาวางพร้อมกัน ให้คลิกที่ฟิลด์แรก กดปุ่ม Shift และคลิกปุ่มสุดท้าย หรือคลิกปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกที่ละฟิลด์ แล้วลากมาวางบน Detail พร้อมกัน
  • ให้คลิกส่วนของ Label ย้ายไปวางบน Page Header โดยคลิกที่ Label แล้วคลิกปุ่ม คลิกที่ Page Header คลิกปุ่ม
  • ให้ปรับขนาดของกล่อง จัดรูปแบบอักษร ขนาด สีพื้น สีอักษร เส้นขอบ โดยวิธีการปรับแต่งทำคล้ายการออกแบบฟอร์มที่กล่าวมาแล้ว



รูปที่ 10.7 แสดงการกำหนดรายละเอียดของข้อมูลในการออกแบบรายงาน

ขั้นที่ 3 กำหนดการจัดเรียงและจัดกลุ่ม (Sorting and Grouping)

        กำหนดการจัดเรียงและจัดกลุ่ม (Sorting and Grouping) หมายถึงการออกแบบฟิลด์เพื่อกำหนดการจัดกลุ่ม (Grouping) และกำหนดฟิลด์ที่จะนำมาเป็นตัวจัดเรียง (Sort by) ในแต่ละกลุ่มข้อมูล

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือก เมนู ออกแบบ (Design) เลือก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ (Sorting and Grouping) (หรือชี้พื้นที่ออกแบบรายงาน คลิกขวา เลือกเรียงลำดับและจัดกลุ่ม )
  • คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการนำมาจัดกลุ่ม
  • คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ (Sort Order) เลือก น้อย –>มาก (Accending) หรือมาก –>น้อย (Descending)
  • คลิกที่ มีส่วนหัว (Group Header) ตอบ มีส่วนหัว (Yes) คลิกที่มีส่วนท้าย (Group Footer) ตอบ มีส่วนท้าย (Yes) เช่นกัน
  • คลิกที่ปุ่ม รายการเขตข้อมูล (Field List) คลิกชื่อฟิลด์ที่จัดกลุ่มมาวางบนส่วนหัวของกลุ่ม (Group Header)
  • กรณีที่ต้องการสรุปผลแต่ละกลุ่ม ให้คลิกที่โดยให้มีผลรวม เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ เลือกแสดงตามส่วนต่าง ๆ ที่ต้องการ

ตัวอย่าง

         ต้องการจัดกลุ่มข้อมูลตามฟิลด์ sex (เพศ) และจัดเรียงตามฟิลด์ dep (แผนก) ในแต่ละกลุ่มที่แสดง รวมทั้งต้องการแสดงผลรวมเงินเดือนของพนักงานแต่ละกลุ่ม

ขั้นตอนการออกแบบ

  • เลือกเมนูออกแบบ (Design) เลือก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ (Sorting and Grouping)
  • คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม เลือกเขตข้อมูล sex มาจัดกลุ่ม
  • คลิกที่ เพิ่มการเรียงลำดับ (Sort Oder) และเลือก น้อย -> มาก (Accending)
  • คลิกที่ มีส่วนท้าย (Group Footer) ตอบมาที่ส่วนท้าย (Yes)
  • คลิกที่ปุ่ม รายการเขตข้อมูล (Field List)  คลิกฟิลด์ sex มาวางบนส่วนหัวของกลุ่ม sex
  • คลิกที่ โดยให้มีผลรวม เลือกผลรวมของ เลือก salary เลือกชนิด เลือก ผลรวม (Sum) เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด และ แสดงผลรวมย่อยในส่วนท้ายของกลุ่ม
  • นำป้ายชื่อ มาอธิบาย ผลรวม Salary ที่ส่วนท้ายของกลุ่ม และส่วนท้ายของรายงาน


รูปที่ 10.8 แสดงการออกแบบการจัดกลุ่มและจัดเรียง (Sorting and Grouping)

ขั้นที่ 4 การกำหนดข้อความในส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า(Page Header/Page Footer)

       Page Header หมายถึง ข้อความที่จะแสดงที่ส่วนบนของหน้ากระดาษ และ Page Footer หมายถึง ข้อความที่จะแสดง ที่ส่วนท้ายกระดาษของทุกหน้ากระดาษ โดยทั่วไปมักจะแสดงข้อความอธิบายข้อมูล หมายเลขหน้าแต่ละหน้าของรายงาน หมายเลขหน้ารวม ชื่อสำนักงาน หรือชื่อแหล่งที่ให้ข้อมูล วันที่รายงาน ซึ่งหมายถึงวันที่ปัจจุบันหรือเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนการออกแบบ

  • กรณีออกแบบในรูปข้อความหรือค่าคงที่ ให้กดปุ่ม Label บน Tool Box นำมาคลุม บริเวณส่วนของ Page Footer พิมพ์ข้อความที่ต้องการพื้นตกแต่งข้อความ
  • กรณีที่มีการอ้างอิงข้อมูลด้วยฟิลด์ต่าง ๆ หรือมีการเรียกใช้ฟังก์ชันในการแสดง
    • ให้กดปุ่ม บน Tool Box นำมาคลุมบริเวณในส่วนของ Page Footer
    • คลิกขวาที่ Text Box เลือก Properties เลือก Data เลือก Control Source
    • อ้างอิงข้อมูลหรือฟังก์ชันที่ต้องการ โดยมีเครื่องหมาย = นำหน้า
      รูปแบบ Control Source ผลลัพธ์ ความหมาย
      =now() 01/01/11 12:00 ให้ค่าวันที่/เวลาปัจจุบัน
      =Format(date(), "dd mmm yyyy") 01 ม.ค. 2554 ให้ค่าวันที่ปัจจุบัน ตามรูปแบบที่กำหนด
      ="รายงานเวลา" & time() รายงานเวลา 12:00 แสดงข้อความ เชื่อมด้วยเวลาปัจจุบัน
      ="PAGE" & [page] PAGE 1 แสดงข้อความ เชื่อมด้วยหมายเลขหน้า
      ="หน้าที่"& [page]& "/" [page] หน้าที่ 1/10 แสดงข้อความ เชื่อมด้วยหมายเลขหน้าและหมายเลขหน้ารวม
  • ตกแต่ง Text Box ที่ได้ตามต้องการ
  • กรณีออกแบบด้วยรูปภาพ หมายถึง การนำรูปภาพมาวางประกอบรายงาน ซึ่งอาจจะนำมาจาก แฟ้มรูปภาพโดยตรง หรือนำรูปภาพมาจากโปรแกรมรูปภาพ เช่น ACDSee, Adobe Photoshop Image, Microsoft Clip Gallery ฯลฯ
  • เมื่อต้องการออกแบบรูปภาพจากแฟ้มรูปภาพโดยตรง คลิกปุ่ม รูป (lmage) หรือ เลือกแทรกรูป ก็ได้
  • นำมาคลุมบริเวณที่ต้องการ เลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือกชื่อรูปภาพที่ต้องการ
  • เมื่อต้องการออกแบบรูปภาพจากโปรแกรมรูปภาพคลิกปุ่ม กรอบวัตถุที่ไม่ถูกผูก (Unbound Object Frame) เลือกสร้างใหม่ (Create New) เลือกชนิดรูปภาพ เลือกรูปภาพที่ต้องการ และทำตามขั้นตอนการเลือกรูปภาพแต่ละโปรแกรมที่เลือก
  • เมื่อได้รูปภาพที่ต้องการแล้ว ให้คลิกขวารูปภาพ เลือกคุณสมบัติ (Properties) เลือกโหมดขนาด (Size Mode) เพื่อปรับรูปภาพให้เหมาะสมโดยเลือกยึด (Stretch) หรือ ขยาย (Zoom)

รูปที่ 10.9 แสดงการออกแบบข้อความในส่วนท้ายของหน้า

ขั้นที่ 5 การออกแบบส่วนหัวของรายงาน/ส่วนท้ายของรายงาน
(Report Header/Report Footer)

        การออกแบบในส่วนนี้ลักษณะคล้ายการออกแบบส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า ส่วนที่แตกต่างก็คือการแสดงออกทางรายงาน โดยส่วนหัวของรายงานจะแสดงที่ส่วนบนของรายงานหน้าแรกเพียงหน้าเดียว ดังนั้นในส่วนนี้จะออกแบบเพื่อแสดงหัวข้อหรือหัวเรื่องรายงาน ในขณะที่ส่วนท้ายของรายงานจะแสดงที่ส่วนล่างของหน้าสุดท้ายของรายงาน ในส่วนนี้จึงมักสรุปในภาพรวมทั้งหมด เช่นผลรวมทั้งหมด ค่าเฉลี่ยทั้งหมด ฯลฯ



รูปที่ 10.10 แสดงการออกแบบรายงานส่วนหัวรายงาน / ส่วนท้ายของรายงาน

         หลังจากออกแบบครบทั้ง 5 ขั้นตอนตามความต้องการของผุ้ใช้และผู้ออกแบบ ก็จะได้รายงานที่สมบูรณ์แบบที่เกิดจากผู้ออกแบบกำหนดขึ้งเองทั้งสิ้นในการออกแบบ



รูปที่ 10.11 แสดงตัวอย่างการออกแบบรายงานด้วยออกแบบรายงาน