บทที่ 10

การออกแบบรายงาน (Report)
ทางเครื่องพิมพ์

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview)

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview)

        ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หมายถึง การนำรายงานที่ออกแบบแล้วแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ตามรูปแบบและขนาดกระดาษที่กำหนดในการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะอยู่ที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ สามารถกำหนดขนาดหน้ากระดาษ เค้าโครงหน้า ย่อ/ขยาย และข้อมูล (บันทึกรูปแฟ้มข้อมูลชนิดต่าง ๆ ) บนแถบเครื่องมือตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยมีขั้นตอนการกำหนดดังต่อไปนี้

        เลือกรายงานที่ต้องการ คลิกขวา เลือกแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์จะปรากฏแถบ Ribbon ดังต่อไปนี้

  • พิมพ์ เพื่อเข้าสู่เมนูพิมพ์ ในการพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์
  • ขนาดหน้ากระดาษ ประกอบด้วย
    • ขนาด เพื่อกำหนดขนาดกระดาษที่ต้องการ เช่น A3, A4, Legal ฯลฯ
    • ระยะขอบ เพื่อกำหนดระยะขอบของกระดาษ แบบปกติ กว้าง แคบ หรือ แบบกำหนดเอง
  • เค้าโครงหน้า ประกอบด้วย
    • แนวตั้ง เพื่อพิมพ์รายงานออกทางกระดาษในแนวตั้ง
    • แนวนอน เพื่อพิมพ์รายงานออกทางกระดาษพิมพ์ในแนวนอน
    • คอลัมน์ เพื่อรายงานข้อมูลในรูปคอลัมน์ โดยระบุจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ
    • ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเข้าสู่เมนูตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนแปลงค่าหน้ากระดาษ
  • ย่อ/ขยาย
    • ตัวอย่างก่อนพิมพ์ในรูปร้อยละของรายงาน 100% หมายถึง แบบปกติ ต่ำกว่า 100% หมายถึง แบบย่อ สูงกว่า 100% หมายถึง แบบขยาย
    • หนึ่งหน้า เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 1 หน้า
    • สองหน้า เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 2 หน้า
    • หน้าเพิ่มเติม เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 4 หน้า 8 หน้า 12 หน้า
  • ข้อมูล เพื่อบันทึกรายงานให้อยู่ในรูปแฟ้มข้อมูลประเภทต่าง ๆ ได้แก่ แฟ้ม Excel(*.xlsx), แฟ้ม ข้อความ(*.txt), แฟ้ม PDF หรือ XPS



รูปที่ 10.13 แสดงการเข้าสู่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ของรายงาน