บทที่ 10

การออกแบบรายงาน (Report)
ทางเครื่องพิมพ์

บทสรุป

บทสรุป

ความหมายของรายงาน (Report)

      รายงาน (Report) หมายถึง การนำข้อมูลที่ได้จากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) และผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล มาจัดรูปแบบเพิ่มพิมพ์รายงานที่ได้จากการออกแบบพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์รายงานที่ได้สามารถแสดงออกได้ทั้งทางจอภาพ (Print Preview หรือภาพก่อนพิมพ์) และพิมพ์ลงกระดาษพิมพ์ (Print)

ส่วนประกอบของรายงาน (Report)

        สามารถแบ่งส่วนการออกแบบได้ 7 ส่วน คือ
        1) ส่วนหัวรายงาน (Report Header) หมายถึง ส่วนของหัวเรื่องรายงาน การออกแบบในส่วนนี้ จะปรากฏที่หน้าแรกของรายงานเพียงหน้าเดียว โดยปรากฏที่ส่วนบนของหน้าแรก
        2) ส่วนท้ายรายงาน (Report Footer) หมายถึง ส่วนของการสรุปท้ายเรื่องรายงาน การออกแบบในส่วนนี้จะปรากฏที่หน้าสุดท้ายของรายงานเพียงหน้าเดียว โดยจะปรากฏที่ส่วนของท้ายกระดาษของหน้าสุดท้าย
        3) ส่วนหัวของหน้า (Page Header) หมายถึง ส่วนที่จะแสดงในทุกหน้ากระดาษ โดยแสดงที่ส่วนบนของหน้ากระดาษในแต่ละหน้า
        4) ส่วนท้ายของหน้า (Page Footer) หมายถึง ส่วนที่จะแสดงในทุกหน้ากระดาษ โดยแสดงที่ส่วนล่างของหน้ากระดาษในแต่ละหน้า
        5) ส่วนของกลุ่ม (Group Header) หมายถึง ส่วนที่จะแสดงเป็นส่วนหัวของข้อมูลในแต่ละกลุ่ม ก่อนที่จะแสดงรายละเอียดของข้อมูลในกลุ่ม
        6) ส่วนท้ายของกลุ่ม (Group Footer) หมายถึง ส่วนที่จะแสดงเป็นส่วนท้ายของข้อมูลในแต่ละกลุ่ม หลังจากแสดงรายละเอียดของข้อมูลในกลุ่มนั้นแล้ว
        7) ส่วนรายละเอียด (Detail) หมายถึงส่วนที่จะแสดงรายละเอียดข้อมูลแต่ละรายการ ซึ่งจะเป็นส่วนหลักและส่วนสำคัญของการออกแบบรายงาน

การออกแบบรายงาน

        ในการออกแบบรายงานในแฟ้มข้อมูล Access สามารถออกแบบได้หลายลักษณะ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ ดังนั้นจึงแบ่งประเภทของรายงานได้ 5 ประเภทดังต่อไปนี้

        1) รายงานแบบรายงานอัตโนมัติ (Auto Report Tabular) หมายถึง การออกแบบรายงานที่นำฟิลด์แต่ละรายการเรียงจากซ้ายไปขวามือในบรรทัดเดียวกัน และสามารถแสดงหลาย ๆ รายการในหนึ่งหน้ากระดาษ
        2) รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Wizard) หมายถึง การออกแบบรายงานเพื่อแสดงข้อมูลในรูปป้ายหรือฉลาก (Label ) ลักษณะคล้ายแบบ Columnar แต่สามารถแสดงหลายคอลัมน์ในหนึ่งหน้ากระดาษ
        3) รายงานแบบแผนภูมิ (Chart Wizard Report) หมายถึง การนำข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) มาออกแบบในรูปแผนภูมิ (Chart) และแสดงออกทางรายงานในลักษณะของรูปภาพ (OLE-Object)
        4) รายงานแบบตัวช่วยสร้างงาน (Report Wizard) หมายถึง การออกแบบรายงานที่มีความซับซ้อน และสามารถออกแบบได้อิสระมากกว่าประเภทรายงานตารางอัตโนมัติ
        5) รายงานด้วยออกแบบรายงาน (Design View) หมายถึง การออกแบบรายงานที่ผู้ออกแบบเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเองทั้งสิ้น

การกำหนดหน้ากระดาษ (Page Setup)

        ในการนำเสนอรายงานที่ออกแบบทางเครื่องพิมพ์จะต้องกำหนดขนาดของกระดาษที่เหมาะสมกับรายงานที่ออกแบบ ดั้งนั้นการกำหนดขนาด (size), แนวกระดาษ, ระยะห่างของเส้นขอบทั้ง 4 ด้าน (left, right, top, buttom) และกรณีรายงานประเภทป้ายหรือฉลาก ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงจำนวนคอลัมน์ ขนาดของคอลัมน์ จำนวนแถวแต่ละคอลัมน์

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview)

        ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หมายถึง การนำรายงานที่ออกแบบแล้วแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ตามรูปแบบและขนาดกระดาษที่กำหนดในการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะอยู่ที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ สามารถกำหนดขนาดหน้ากระดาษ เค้าโครงหน้า ย่อ/ขยาย และข้อมูล (บันทึกรูปแฟ้มข้อมูลชนิดต่าง ๆ ) บนแถบเครื่องมือตัวอย่างก่อนพิมพ์

การพิมพ์ (Print)

       การพิมพ์ หมายถึง การนำตาราง/แบบสอบถาม (Table Query) ฟอร์ม (Form) หรือรายงาน (Report) ออกทางกระดาษพิมพ์ตามรูปแบบการตั้งค่าหน้ากระดาษบนเครื่องพิมพ์ที่กำหนด และติดต่ออยู่กับ CPU ที่ทำงานอยู่ สามารถกำหนดหน้าในการพิมพ์และจำนวนสำเนาที่ต้องการพิมพ์